Bench time: definizione, cause e best practice

Se gestisci una software house o un team di delivery focalizzato sul prodotto, il bench time a volte è inevitabile. Tuttavia, il tuo obiettivo dovrebbe essere ridurlo al minimo per proteggere margini e ricavi.

---

Che cos’è il “bench time”?

Dal punto di vista del dipendente, è il periodo in cui di fatto non stai lavorando, ma continui comunque a essere retribuito.

Alcune definizioni sostengono che il “bench time” indichi il periodo in cui le persone lavorano su progetti o attività non fatturabili. Non concordiamo del tutto con questa definizione. Possono esserci attività di progetto non fatturabili, spesso definite “overhead” o persino “rework dovuto a nostri errori”, ma questo non significa che una persona sia in panchina.

Tuttavia, ci sono due varianti importanti che vale la pena distinguere:

1. Hard bench - Un dipendente non ha lavoro per clienti né attività interne significative. È un costo puro e dovrebbe far scattare rapidamente un intervento.
2. Soft bench - Un dipendente non è assegnato a un progetto cliente, ma contribuisce ad attività interne. Lo approfondiremo tra un momento.

---

Chi finisce di solito in panchina e qual è la causa alla radice?

Un professionista senior esperto può essere allocato rapidamente e apportare valore a quasi qualsiasi progetto in corso. Anche se dovesse ritrovarsi senza un’assegnazione, puoi affidargli progetti interni, miglioramenti importanti o iniziative di innovazione senza ulteriore supervisione. Lo stesso non si può fare con i profili junior. Per questo motivo la panchina è spesso piena di dipendenti junior. I junior tendono a restare in panchina più a lungo, mentre il bench time dei senior è più raro ma molto più costoso.

Cause più comuni del bench time:

• Fine progetto - La conclusione dei progetti fa parte della normalità. Nella maggior parte dei casi, vuoi trattenere i dipendenti con le migliori prestazioni e assegnarli a un nuovo progetto. Se però non c’è un nuovo progetto per fattori di business (progetti cancellati, rallentamento economico, pipeline commerciale debole, trend stagionali), può crearsi un intervallo tra un’assegnazione e l’altra.
• Mismatch di competenze o mancanza di esperienza - Come accennato, i dipendenti a cui manca esperienza possono essere più difficili da collocare rapidamente. Inoltre, le competenze di un dipendente potrebbero non essere più allineate alle tecnologie attualmente più richieste (ad esempio AI/ML rispetto a competenze legacy o di nicchia) e quindi non adattarsi ai nuovi progetti.
• Pianificazione delle risorse inefficiente - Previsioni inadeguate dei fabbisogni futuri di progetto e assunzioni eccessive.
• In attesa di approvazione - Anche in un “progetto in corso” possono esserci milestone in cui serve l’approvazione per passare alla fase successiva. Per esempio, dopo la consegna di un design, può essere necessario del tempo per ricevere feedback e approvazione finale prima che lo sviluppo possa iniziare. La nostra ricerca sulle scadenze delle milestone mostra quanto spesso queste dipendenze facciano deragliare piani altrimenti solidi.

Quali sono i vantaggi di avere persone in panchina?

Perché un datore di lavoro dovrebbe continuare a pagare qualcuno che non genera ricavi? Il principale vantaggio dal punto di vista dell’azienda è la possibilità di avviare un nuovo progetto quasi all’istante. Dal punto di vista dei costi, spesso è più efficace mantenere un dipendente in panchina per uno o due mesi. Lasciare andare qualcuno perché al momento non c’è un progetto per lui e poi assumere di nuovo dopo due mesi è inefficiente. Se lo tieni in panchina, eviti i costi di assunzione e onboarding.

Un po’ di bench time può aiutare a ridurre il burnout, ma idealmente riposo e recupero dovrebbero derivare da una corretta pianificazione delle ferie, non da lavoro non allocato.

Strategie per evitare i costi del bench time

Ora che abbiamo capito chi tende a finire in panchina e quali sono le ragioni più comuni alla base di questa situazione, possiamo sviluppare strategie per ridurre i costi legati al bench. La domanda chiave è: che tipo di lavoro possiamo assegnare alle persone in panchina? Ecco le strategie consigliate:

• Up-skilling e cross-training: Il gruppo più vulnerabile è quello dei profili junior. Il modo più diretto per compensare competenze ed esperienza mancanti è l’up-skilling. Trascorrere il bench time imparando nuove tecnologie o sviluppando competenze a T è molto comune.
• Progetti interni: I progetti interni possono trasformarsi in fonti di ricavo. Lo svantaggio è che anche i progetti interni richiedono di norma la supervisione di un senior, il che aumenta i costi. Un progetto interno che abbiamo visto trasformarsi in un prodotto capace di generare ricavi è CraftablePRO
• Innovazione, marketing e attività SEO: Falli scrivere sul blog. Falli esplorare nuove tecnologie. Falli automatizzare e migliorare processi e sistemi interni legacy. Questo può generare valore nel lungo periodo.
• Pianifica approvazioni e cicli di feedback: Richiedono sempre più tempo di quanto ti aspetti. È importante tenerne conto nello strumento di pianificazione dei progetti, raccogliere il prima possibile dal cliente tutti gli asset e tutte le approvazioni necessarie e definire scadenze chiare.
• Individua presto il potenziale bench time e agisci rapidamente: Non troverai questo consiglio in molte “guide di management”. Tuttavia, se hai assunto nuovo personale con competenze specifiche e un progetto è stato cancellato, devi agire in fretta. Lo stesso vale se sei un’azienda piccola o di medie dimensioni e la tua pipeline commerciale non sta producendo i risultati attesi. Per proteggere l’azienda, a volte è necessario lasciare andare i dipendenti diventati ridondanti. Se non esiste un percorso realistico verso la piena allocazione nelle prossime 4–8 settimane, rimandare le decisioni non fa che aumentare il danno.

Queste strategie non solo aiutano a ridurre i costi, ma tengono anche le persone impegnate in modo sano. Invece di scorrere annunci di lavoro per paura di essere considerate ridondanti, si sentiranno produttive — e tu le trasformerai in risorse qualificate e potenziate, pronte per essere impiegate immediatamente.