Novità in Resource Planner: notifiche email senza rumore

Un piano delle risorse può cambiare più volte prima di diventare davvero definitivo. Una persona viene assegnata, le date vengono corrette, un’attività viene aggiornata e, pochi minuti dopo, l’assegnazione può essere spostata di nuovo.

Resource Planner offre ora notifiche email che ti tengono aggiornato senza trasformare ogni modifica alla pianificazione in un nuovo messaggio nella posta in arrivo.

Scegli le notifiche che ti servono

Le preferenze di notifica si impostano separatamente per ogni spazio di lavoro. Tutte le categorie facoltative sono disattivate per impostazione predefinita, così sei tu a decidere quali aggiornamenti ricevere.

Puoi ricevere:

• Il tuo piano di lavoro giornaliero. In ogni giorno lavorativo configurato, Resource Planner invia il piano alle 08:00 secondo l’ora locale dello spazio di lavoro. Il messaggio comprende le assegnazioni e le assenze della giornata. Lo ricevi anche quando non è previsto alcun lavoro, in modo che una giornata vuota sia una certezza e non un dubbio.
• Modifiche ad assegnazioni e attività. Ricevi un aggiornamento quando ti viene assegnato un nuovo lavoro, cambia un’assegnazione, vieni riassegnato o rimosso, un’assegnazione viene eliminata oppure viene aggiornata l’attività collegata. L’email mostra i dati finali rilevanti per la pianificazione senza riportare nella posta descrizioni, commenti o note riservati.
• Capacità disponibile per la settimana successiva. Manager e amministratori possono ricevere la domenica alle 16:00 un riepilogo relativo al periodo dal lunedì alla domenica successivi. Il riepilogo include solo le persone comprese nel loro ambito di gestione visibile e viene inviato soltanto se c’è capacità libera da segnalare.
• Un timer ancora attivo. Se uno dei tuoi timer supera le 24 ore, Resource Planner invia un solo promemoria per quel timer. Questo avviso di sicurezza è sempre attivo e non ha un’opzione da disattivare nelle preferenze. Per saperne di più, consulta la guida al monitoraggio del tempo nella pianificazione delle risorse.

Quando più aggiornamenti idonei sono pronti nello stesso momento, Resource Planner li riunisce in un’unica email per quello spazio di lavoro.

Perché le modifiche alle assegnazioni arrivano dopo una o due ore

Le notifiche relative ad assegnazioni e attività non sono immediate per scelta. Dopo una modifica, Resource Planner aspetta che l’assegnazione rimanga invariata per almeno 60 minuti. Le notifiche vengono elaborate ogni ora, quindi l’email arriva normalmente tra una e due ore dopo l’ultima modifica.

Ogni nuovo intervento fa ripartire il periodo di stabilizzazione di 60 minuti. In questo modo Resource Planner può confrontare lo stato iniziale con quello finale e comunicare solo ciò che è ancora rilevante.

Per esempio:

• Se vieni assegnato e poi rimosso durante il periodo di stabilizzazione, non viene inviata alcuna notifica.
• Se cambiano più date, ore o dettagli dell’attività, ricevi un solo aggiornamento con i dati definitivi dell’assegnazione.
• Se una modifica viene annullata prima che l’assegnazione si stabilizzi, il cambiamento temporaneo non genera alcuna email.

I piani giornalieri, i riepiloghi settimanali della capacità e i promemoria per i timer prolungati seguono una propria programmazione. Il periodo di stabilizzazione riguarda solo le modifiche ad assegnazioni e attività.

Nessuna notifica per le modifiche che fai direttamente

Quando apporti personalmente una modifica nell’applicazione web di Resource Planner, non ricevi un’email che ti informa di quella stessa azione. Sai già che cosa hai cambiato.

Le modifiche effettuate da un’altra persona, tramite le integrazioni API o MCP oppure da un altro processo automatizzato possono comunque generare una notifica, se la relativa preferenza è attiva. Così le email restano concentrate sugli aggiornamenti che potresti non aver visto.

Attiva le notifiche

Per prima cosa, il tuo account deve essere collegato al membro del team che ti rappresenta nello spazio di lavoro. Apri quindi Impostazioni → Notifiche e attiva le categorie desiderate per lo spazio di lavoro corrente. Il riepilogo della capacità disponibile è riservato a manager e amministratori.

Tutte le notifiche facoltative sono inizialmente disattivate. Puoi tornare sulla stessa pagina e modificare le tue scelte in qualsiasi momento.