Blog di Resource Planner
Nessun Project Manager rispetta sempre le scadenze. La nostra ricerca mostra perché.
Le scadenze sono ovunque nel Project Management.
Il team commerciale le promette. I report di stato ruotano attorno a esse. Clienti e stakeholder se le aspettano.
Ma ecco la verità scomoda:
Quasi nessuno rispetta con continuità le scadenze delle milestone.
Abbiamo condotto una piccola ricerca su 20 project manager in diversi settori per capire come funzionano davvero, nella pratica, le scadenze delle milestone.
I risultati confermano ciò che molti project manager sospettano in silenzio:
Le milestone sono spesso più promesse ottimistiche che piani realistici.
E i motivi potrebbero sorprenderti.
Prima sorpresa: nessuno rispetta sempre le milestone
Abbiamo chiesto ai project manager con quale frequenza rispettano le scadenze delle milestone.
Su una scala da 1 (raramente) a 5 (quasi sempre):
- il 35% ha risposto 3
- il 30% ha risposto 2
- il 20% ha risposto 4
- il 15% ha risposto 1
- lo 0% ha risposto 5
Nessun intervistato ha detto di rispettare le scadenze con continuità.
Nessuno.
Questo non significa che i project manager non sappiano fare bene il loro lavoro.
Significa che la pianificazione delle milestone è intrinsecamente difficile.
Seconda sorpresa: la maggior parte delle milestone è solo "abbastanza realistica"
Abbiamo chiesto quanto siano realistiche le scadenze delle milestone nel momento in cui vengono definite per la prima volta.
Risultati:
- il 50% ha detto "moderatamente realistiche"
- il 25% ha detto "leggermente irrealistiche"
- il 15% ha detto "piuttosto realistiche"
- il 10% ha detto "molto irrealistiche o molto realistiche"
In altre parole:
La maggior parte dei project manager sa già che le milestone sono imperfette nel momento stesso in cui vengono create.
La pianificazione delle milestone spesso riguarda meno la previsione e più l'allineamento: allineare le aspettative del management, allineare le aspettative del cliente, allineare gli impegni commerciali
La realtà arriva dopo.
Terza sorpresa: il problema non è l'esecuzione
Quando le scadenze slittano, spesso la colpa ricade sull'esecuzione (sviluppatori, operai edili...).
Ma i dati mostrano qualcosa di diverso.
Le cause principali delle milestone non rispettate sono state:
- Modifiche dell'ambito — 60%
La causa numero uno, con un ampio distacco.
I progetti cambiano dopo la pianificazione — e le tempistiche cambiano di conseguenza.
- Scadenze irrealistiche fin dall'inizio — 55%
Molte scadenze sono irrealistiche prima ancora che il progetto inizi.
Questo spiega perché anche team solidi fanno fatica a rispettarle.
- Dipendenze esterne — 25%
Altri team, fornitori e stakeholder generano ritardi fuori dal controllo del project manager.
- Attesa dei clienti — 25%
Spesso i progetti rallentano non perché i team sono in ritardo, ma perché lo sono i clienti.
- Problemi di resource planning — 20%
Quarta sorpresa: la maggior parte delle scadenze viene imposta dall'alto
Abbiamo chiesto perché vengano accettate scadenze irrealistiche.
Il fattore principale è stato:
- aspettative del management — 40%
Seguito da:
- pressione dei clienti — 25%
- bias dell'ottimismo — 25%
- impegni commerciali — 10%
- la pressione competitiva ha ottenuto lo 0%.
Questo suggerisce che la pressione sulle milestone provenga soprattutto dall'interno dell'organizzazione, non dal mercato.
Quinta sorpresa: la maggior parte dei team aggiunge già dei buffer
I project manager non sono ingenui.
La maggior parte dei team cerca di proteggere le scadenze con dei buffer:
- il 35% usa dati storici di progetto
- il 30% basa i buffer sul rischio
- il 25% usa percentuali fisse
- il 10% non usa buffer
Dimensione tipica del buffer:
- 11–20% → 45%
- 21–30% → 20%
- varia in base al progetto → 20%
Nonostante questo, le milestone continuano a slittare regolarmente.
Il che suggerisce che il problema non sia la mancanza di buffer.
Il vero problema delle milestone
Il problema centrale non è la stima. Non sono gli sviluppatori. Non è nemmeno l'assenza di buffer.
La maggior parte dei project manager esperti conosce già questo schema:
Una scadenza viene definita dal management.
Il piano viene costruito attorno a quella scadenza.
La realtà la rimodella lentamente.
L'ambito evolve.
La capacità cambia.
Compaiono dipendenze.
E il project manager cerca di mantenere tutto allineato, ma la combinazione di tutti questi fattori finisce per spostare le milestone.
Che cosa migliora davvero l'affidabilità delle milestone
La ricerca suggerisce che l'affidabilità delle milestone migliori quando i team:
- pianificano il lavoro in modo visivo
- vedono la capacità reale
- tracciano le dipendenze
- limitano il lavoro sovrapposto
- aggiungono buffer realistici
- adeguano i piani in modo continuo
In altre parole:
Le milestone diventano più realistiche quando sono collegate al lavoro effettivo su una timeline.
Non solo a una data in un documento.
Se vuoi vedere come appare tutto questo a livello operativo, il nostro playbook per la riunione settimanale di pianificazione delle risorse illustra nel dettaglio la cadenza da seguire.
È esattamente per questo che esistono strumenti come Resource Planner — per collegare le scadenze delle milestone ai carichi di lavoro reali.
Perché la milestone più affidabile non è quella più anticipata.
È quella basata sulla realtà.