Blog de Resource Planner
Bench time: definición, causas y mejores prácticas
Si diriges una agencia de software o un equipo de entrega centrado en producto, el bench time es inevitable en algunos momentos. Sin embargo, tu objetivo debería ser reducirlo al mínimo para proteger los márgenes y los ingresos.
¿Qué es el “bench time”?
Desde la perspectiva del empleado, es un periodo en el que realmente no estás trabajando, pero sigues cobrando.
Algunas definiciones dicen que el “bench time” indica el periodo que las personas dedican a proyectos o tareas que no son trabajo facturable. No estamos del todo de acuerdo con esta definición. Puede haber tareas de proyecto no facturables, a menudo denominadas “overhead” o incluso “retrabajo por errores nuestros”, pero eso no significa que una persona esté en el bench.
Sin embargo, hay dos variantes importantes que conviene diferenciar:
- Bench duro - Un empleado no tiene trabajo de cliente ni trabajo interno relevante. Esto es un coste puro y debería desencadenar una acción rápida.
- Bench blando - Un empleado no está asignado a un proyecto de cliente, pero contribuye a actividades internas. Lo desarrollaremos en un momento.
¿Quién suele acabar en el bench y cuál es la causa de fondo?
Un perfil sénior con experiencia puede asignarse rápidamente y aportar valor a casi cualquier proyecto en curso. Aunque termine sin asignación, puedes ponerlo al frente de proyectos internos, mejoras importantes o innovaciones sin supervisión adicional. No puedes hacer lo mismo con perfiles júnior. Por eso, el bench suele estar lleno de empleados júnior. Los júnior tienden a permanecer más tiempo en el bench, mientras que el bench time de perfiles sénior es menos frecuente, pero mucho más caro.
Razones más habituales del bench time:
- Fin de proyecto - Que los proyectos terminen forma parte de la realidad. En la mayoría de los casos, querrás retener a los empleados con mejor rendimiento y asignarlos a un nuevo proyecto. Si no hay un nuevo proyecto por factores de negocio (proyectos cancelados, una desaceleración económica, un pipeline de ventas lento o tendencias estacionales), puede producirse un hueco entre asignaciones.
- Desajuste de habilidades o falta de experiencia - Como hemos comentado, puede ser más difícil ubicar rápidamente a empleados con experiencia insuficiente. Además, la especialización de un empleado puede haber dejado de encajar con las tecnologías actuales más demandadas (p. ej., IA/ML frente a habilidades legacy o de nicho) y puede no ajustarse a nuevos proyectos.
- Planificación de recursos ineficiente - Mala previsión de las necesidades futuras de los proyectos y sobrecontratación.
- Esperando una aprobación - Incluso en un “proyecto en marcha”, puede haber hitos en los que se necesite aprobación para la siguiente fase. Por ejemplo, después de entregar un diseño, puede hacer falta tiempo para recibir feedback y la aprobación final antes de que pueda empezar el desarrollo. Nuestra investigación sobre plazos de hitos muestra con qué frecuencia estas dependencias descarrilan planes que, por lo demás, eran sólidos.
¿Qué ventajas tiene tener personas en el bench?
¿Por qué un empleador seguiría pagando a alguien que no está generando ingresos? La principal ventaja desde la perspectiva de la empresa es la capacidad de iniciar un nuevo proyecto casi al instante. Desde una perspectiva de costes, a menudo es más eficaz mantener a un empleado en el bench durante uno o dos meses. Prescindir de alguien porque en ese momento no hay proyecto para esa persona y volver a contratar dos meses después es ineficiente. Si lo mantienes en el bench, evitas los costes de contratación y onboarding.
Un poco de bench time puede ayudar a reducir el burnout, pero lo ideal es que el descanso y la recuperación provengan de una buena planificación de vacaciones y no de trabajo no asignado.
Estrategias para evitar los costes del bench time
Ahora que entendemos quién tiende a acabar en el bench y cuáles son las razones más habituales detrás de ello, podemos desarrollar estrategias para reducir los costes asociados al bench. La pregunta clave es: ¿qué tipo de trabajo podemos asignar a las personas que están en el bench? Aquí tienes las estrategias recomendadas:
- Upskilling y formación cruzada: El grupo más vulnerable es el de los empleados júnior. La forma más directa de mitigar la falta de habilidades y experiencia es el upskilling. Dedicar el bench time a aprender nuevas tecnologías o a desarrollar habilidades en T es muy habitual.
- Proyectos internos: Los proyectos internos pueden convertirse en fuentes de ingresos. La desventaja es que incluso los proyectos internos suelen requerir supervisión sénior, lo que incrementa los costes. Un proyecto interno que hemos visto convertirse en un producto generador de ingresos es CraftablePRO
- Innovación, marketing y trabajo de SEO: Déjales escribir blogs. Déjales explorar nuevas tecnologías. Déjales automatizar y mejorar procesos y sistemas internos legacy. Esto puede aportar valor a largo plazo.
- Planifica las aprobaciones y los ciclos de feedback: Esto siempre lleva más tiempo de lo que esperas. Es importante tenerlo en cuenta en una herramienta de planificación de proyectos, recopilar cuanto antes todos los activos y aprobaciones necesarios del cliente y establecer plazos claros.
- Detecta pronto el posible bench time y actúa rápido: No verás este consejo en muchas “guías de management”. Sin embargo, si contrataste nuevo personal con habilidades específicas y un proyecto se canceló, tienes que actuar deprisa. Lo mismo aplica si eres una empresa pequeña o mediana y tu pipeline de ventas no está cumpliendo las expectativas. Para proteger a la empresa, a veces tienes que prescindir de empleados redundantes. Si no hay una vía realista para lograr su utilización en las próximas 4–8 semanas, retrasar las decisiones solo aumenta el daño.
Estas estrategias no solo ayudan a reducir costes, sino que también mantienen a los empleados ocupados de una manera saludable. En lugar de navegar por ofertas de empleo por miedo a ser redundantes, se sentirán productivos, y tú los convertirás en recursos valiosos, mejor cualificados y listos para una asignación inmediata.