Blog de Resource Planner
Ningún Project Manager cumple siempre los plazos. Nuestra investigación muestra por qué.
Los plazos están por todas partes en la gestión de proyectos.
El equipo de ventas los promete. Los informes de estado giran en torno a ellos. Los clientes y las partes interesadas los esperan.
Pero aquí está la verdad incómoda:
Casi nadie cumple de forma constante los plazos de los hitos.
Realizamos un pequeño estudio entre 20 project managers de varios sectores para entender cómo funcionan realmente los plazos de los hitos en la vida real.
Los resultados confirman lo que muchos project managers sospechan en silencio:
Los hitos suelen ser más promesas optimistas que planes realistas.
Y las razones pueden sorprenderte.
Primera sorpresa: nadie cumple siempre los hitos
Preguntamos a project managers con qué frecuencia cumplen los plazos de los hitos.
En una escala del 1 (raramente) al 5 (casi siempre):
- El 35% respondió 3
- El 30% respondió 2
- El 20% respondió 4
- El 15% respondió 1
- El 0% respondió 5
Ni una sola persona encuestada dijo que cumple los plazos de forma constante.
Ni una.
Eso no significa que los project managers hagan mal su trabajo.
Significa que la planificación de hitos es difícil por naturaleza.
Segunda sorpresa: la mayoría de los hitos son solo "algo realistas"
Preguntamos hasta qué punto son realistas los plazos de los hitos cuando se definen por primera vez.
Resultados:
- El 50% dijo "moderadamente realistas"
- El 25% dijo "ligeramente poco realistas"
- El 15% dijo "bastante realistas"
- El 10% dijo "muy poco realistas o muy realistas"
En otras palabras:
La mayoría de los project managers ya sabe que los hitos son imperfectos en el mismo momento en que se crean.
La planificación de hitos suele consistir menos en predecir y más en alinear: alinear las expectativas de la dirección, alinear las expectativas del cliente, alinear los compromisos de ventas
La realidad llega después.
Tercera sorpresa: el problema no es la ejecución
Cuando los plazos se retrasan, a menudo se culpa a la ejecución (desarrolladores, trabajadores de la construcción...).
Pero los datos muestran algo distinto.
Las mayores causas de incumplimiento de hitos fueron:
- Cambios de alcance — 60%
La causa número uno con mucha diferencia.
Los proyectos cambian después de la planificación, y los plazos cambian con ellos.
- Plazos poco realistas desde el principio — 55%
Muchos plazos ya son poco realistas antes incluso de que empiece el proyecto.
Esto explica por qué incluso los equipos sólidos tienen dificultades para cumplirlos.
- Dependencias externas — 25%
Otros equipos, proveedores y partes interesadas generan retrasos fuera del control del project manager.
- Espera de clientes — 25%
Los proyectos suelen ralentizarse no porque los equipos vayan tarde, sino porque los clientes van tarde.
Cuarta sorpresa: la mayoría de los plazos vienen impulsados desde arriba
Preguntamos por qué se aceptan plazos poco realistas.
El principal factor fue:
- Expectativas de la dirección — 40%
Seguido de:
- Presión del cliente — 25%
- Sesgo de optimismo — 25%
- Compromisos de ventas — 10%
- La presión competitiva obtuvo un 0%.
Esto sugiere que la presión sobre los hitos procede sobre todo del interior de la organización, no del mercado.
Quinta sorpresa: la mayoría de los equipos ya añade colchones
Los project managers no son ingenuos.
La mayoría de los equipos intenta proteger los plazos con colchones:
- El 35% usa datos históricos de proyectos
- El 30% basa los colchones en el riesgo
- El 25% usa porcentajes fijos
- El 10% no usa colchones
Tamaño típico del colchón:
- 11–20% → 45%
- 21–30% → 20%
- Varía según el proyecto → 20%
A pesar de esto, los hitos siguen retrasándose con regularidad.
Lo que sugiere que el problema no es la falta de colchones.
El verdadero problema de los hitos
La cuestión central no es la estimación. No son los desarrolladores. Ni siquiera son los colchones que faltan.
La mayoría de los project managers con experiencia ya conoce este patrón:
La dirección define un plazo.
El plan se construye a su alrededor.
La realidad lo va remodelando lentamente.
El alcance evoluciona.
La capacidad cambia.
Aparecen dependencias.
Y el project manager intenta mantenerlo todo alineado, pero la combinación de todos esos factores hace que los hitos se muevan.
Qué mejora realmente la fiabilidad de los hitos
La investigación sugiere que la fiabilidad de los hitos mejora cuando los equipos:
- Planifican el trabajo de forma visual
- Ven la capacidad real
- Hacen seguimiento de las dependencias
- Limitan el trabajo solapado
- Añaden colchones realistas
- Ajustan los planes de forma continua
En otras palabras:
Los hitos se vuelven más realistas cuando están conectados con el trabajo real en un cronograma.
No solo con una fecha en un documento.
Si quieres ver cómo es eso a nivel operativo, nuestro playbook de reuniones semanales de planificación de recursos explica la cadencia en detalle.
Esa es exactamente la razón por la que existen herramientas como Resource Planner: para conectar los plazos de los hitos con las cargas de trabajo reales.
Porque el hito más fiable no es el más temprano.
Es el que se basa en la realidad.