Resource-Planner-Blog
Bench Time: Definition, Ursachen und bewährte Vorgehensweisen
Wenn Sie eine Softwareagentur oder ein produktorientiertes Delivery-Team führen, lässt sich Bench Time zeitweise nicht vermeiden. Ihr Ziel sollte jedoch sein, sie zu minimieren, um Margen und Umsatz zu schützen.
Was ist „Bench Time“?
Aus Sicht der Mitarbeitenden ist es eine Zeit, in der man eigentlich nicht wirklich arbeitet, aber trotzdem bezahlt wird.
Einige Definitionen besagen, dass „Bench Time“ den Zeitraum bezeichnet, den Menschen für Projekte oder Aufgaben aufwenden, die nicht abrechenbar sind. Dieser Definition stimmen wir nicht vollständig zu. Es kann nicht abrechenbare Projektaufgaben geben, die oft als „Overhead“ oder sogar als „Nacharbeit aufgrund eigener Fehler“ bezeichnet werden, aber das bedeutet noch nicht, dass eine Person auf der Bank sitzt.
Es gibt jedoch zwei wichtige Varianten, die man voneinander trennen sollte:
- Harte Bench Time - Eine Mitarbeiterin oder ein Mitarbeiter hat keine Kundenarbeit und keine sinnvolle interne Tätigkeit. Das sind reine Kosten und sollte schnell Maßnahmen auslösen.
- Weiche Bench Time - Eine Mitarbeiterin oder ein Mitarbeiter ist keinem Kundenprojekt zugeordnet, trägt aber zu internen Aktivitäten bei. Darauf gehen wir gleich näher ein.
Wer landet typischerweise auf der Bank, und was ist die eigentliche Ursache?
Eine erfahrene Senior-Fachkraft kann schnell eingeplant werden und in nahezu jedem laufenden Projekt Mehrwert schaffen. Selbst wenn sie ohne Zuordnung bleibt, können Sie ihr interne Projekte, wichtige Verbesserungen oder Innovationen übertragen, ohne zusätzliche Betreuung zu benötigen. Dasselbe gilt nicht für Junior-Mitarbeitende. Deshalb ist die Bank oft mit Junior-Mitarbeitenden gefüllt. Juniors bleiben tendenziell länger auf der Bank, während Bench Time bei Seniors seltener, aber deutlich teurer ist.
Häufigste Gründe für Bench Time:
- Projektende - Dass Projekte enden, gehört zum normalen Geschäft. In den meisten Fällen möchten Sie leistungsstarke Mitarbeitende halten und ihnen ein neues Projekt zuweisen. Gibt es aufgrund geschäftlicher Faktoren kein neues Projekt (stornierte Projekte, wirtschaftlicher Abschwung, eine schwache Vertriebspipeline, saisonale Trends), kann dies zu einer Lücke zwischen zwei Einsätzen führen.
- Mismatch im Kompetenzprofil oder fehlende Erfahrung - Wie erwähnt, lassen sich Mitarbeitende mit fehlender Erfahrung oft nicht so schnell einsetzen. Außerdem kann die Expertise einer Person nicht mehr zu den aktuell nachgefragten Technologien passen (z. B. AI/ML im Vergleich zu Legacy- oder Nischenkompetenzen) und daher für neue Projekte ungeeignet sein.
- Ineffiziente Ressourcenplanung - Schlechte Prognosen für künftige Projektbedarfe und Überbesetzung.
- Warten auf Freigaben - Selbst in einem „laufenden Projekt“ kann es Meilensteine geben, an denen eine Freigabe für die nächste Phase erforderlich ist. Nach der Lieferung eines Designs kann beispielsweise Zeit für Feedback und die endgültige Freigabe nötig sein, bevor die Entwicklung beginnen kann. Unsere Untersuchung zu Meilensteinfristen zeigt, wie häufig solche Abhängigkeiten ansonsten solide Planungen aus der Bahn werfen.
Welche Vorteile hat es, Mitarbeitende auf der Bank zu haben?
Warum sollte ein Arbeitgeber weiterhin jemanden bezahlen, der keinen Umsatz generiert? Der größte Vorteil aus Unternehmenssicht ist die Möglichkeit, ein neues Projekt nahezu sofort zu starten. Aus Kostensicht ist es häufig effektiver, eine Mitarbeiterin oder einen Mitarbeiter ein oder zwei Monate auf der Bank zu halten. Jemanden zu entlassen, weil aktuell kein Projekt vorhanden ist, und dieselbe Person zwei Monate später erneut einzustellen, ist ineffizient. Wenn Sie die Person auf der Bank halten, vermeiden Sie Kosten für Recruiting und Onboarding.
Ein wenig Bench Time kann helfen, Burnout zu reduzieren, idealerweise sollten Erholung und Regeneration jedoch aus einer guten Urlaubsplanung und nicht aus nicht zugewiesener Arbeit entstehen.
Strategien, um Kosten durch Bench Time zu vermeiden
Nachdem wir nun verstanden haben, wer typischerweise auf der Bank landet und was die häufigsten Gründe dafür sind, können wir Strategien entwickeln, um die damit verbundenen Kosten zu senken. Die entscheidende Frage lautet: Welche Art von Arbeit können wir Personen auf der Bank zuweisen? Hier sind empfohlene Strategien:
- Weiterqualifizierung und Cross-Training: Die verwundbarste Gruppe sind Junior-Mitarbeitende. Der naheliegendste Weg, fehlende Fähigkeiten und Erfahrung abzufedern, ist Weiterqualifizierung. Bench Time für das Erlernen neuer Technologien oder den Aufbau T-förmiger Kompetenzen zu nutzen, ist sehr verbreitet.
- Interne Projekte: Interne Projekte können sich zu Umsatzquellen entwickeln. Der Nachteil ist, dass selbst interne Projekte in der Regel Betreuung durch Senior-Fachkräfte erfordern, was die Kosten erhöht. Ein internes Projekt, das sich aus unserer Sicht zu einem umsatzgenerierenden Produkt entwickelt hat, ist CraftablePRO
- Innovation, Marketing und SEO-Arbeit: Lassen Sie sie Blogbeiträge schreiben. Lassen Sie sie neue Technologien erkunden. Lassen Sie sie veraltete interne Prozesse und Systeme automatisieren und verbessern. Das kann langfristig Wert schaffen.
- Freigaben und Feedbackschleifen einplanen: Das dauert immer länger, als Sie erwarten. Es ist wichtig, dies im Tool für die Projektplanung zu berücksichtigen, alle notwendigen Materialien und Freigaben so früh wie möglich vom Kunden einzuholen und klare Fristen vorzugeben.
- Mögliche Bench Time frühzeitig erkennen und schnell handeln: Diesen Rat finden Sie nicht in vielen „Management-Ratgebern“. Wenn Sie jedoch neue Mitarbeitende mit spezifischen Fähigkeiten eingestellt haben und ein Projekt abgesagt wurde, müssen Sie schnell handeln. Dasselbe gilt, wenn Sie ein kleines oder mittelgroßes Unternehmen sind und Ihre Vertriebspipeline hinter den Erwartungen zurückbleibt. Um das Unternehmen zu schützen, müssen Sie manchmal überzählige Mitarbeitende entlassen. Wenn es in den nächsten 4–8 Wochen keinen realistischen Weg zu einer Auslastung gibt, vergrößert das Aufschieben von Entscheidungen den Schaden nur.
Diese Strategien helfen nicht nur, Kosten zu senken, sondern sorgen auch dafür, dass Mitarbeitende auf gesunde Weise beschäftigt bleiben. Statt aus Angst vor Stellenabbau Stellenanzeigen zu durchsuchen, werden sie sich produktiv fühlen — und Sie machen aus ihnen wertvolle, weiterqualifizierte Ressourcen, die sofort einsatzbereit sind.