Resource-Planner-Blog
Kein Projektmanager hält Fristen immer ein. Unsere Untersuchung zeigt, warum.
Fristen sind im Projektmanagement allgegenwärtig.
Vertriebsteams sagen sie zu. Statusberichte drehen sich um sie. Kunden und Stakeholder erwarten sie.
Doch hier ist die unbequeme Wahrheit:
Fast niemand hält Meilensteinfristen dauerhaft ein.
Wir haben eine kleine Untersuchung mit 20 Projektmanagern aus verschiedenen Branchen durchgeführt, um zu verstehen, wie Meilensteinfristen im echten Leben tatsächlich funktionieren.
Die Ergebnisse bestätigen, was viele Projektmanager insgeheim vermuten:
Meilensteine sind oft eher optimistische Zusagen als realistische Pläne.
Und die Gründe dafür könnten Sie überraschen.
Erste Überraschung: Niemand hält Meilensteine immer ein
Wir haben Projektmanager gefragt, wie oft sie Meilensteinfristen einhalten.
Auf einer Skala von 1 (selten) bis 5 (fast immer):
- 35 % antworteten mit 3
- 30 % antworteten mit 2
- 20 % antworteten mit 4
- 15 % antworteten mit 1
- 0 % antworteten mit 5
Kein einziger Befragter sagte, dass er Fristen dauerhaft einhält.
Nicht ein einziger.
Das bedeutet nicht, dass Projektmanager schlecht in ihrem Job sind.
Es bedeutet, dass die Planung von Meilensteinen grundsätzlich schwierig ist.
Zweite Überraschung: Die meisten Meilensteine sind nur „einigermaßen realistisch“
Wir haben gefragt, wie realistisch Meilensteinfristen sind, wenn sie zunächst definiert werden.
Ergebnisse:
- 50 % sagten „mäßig realistisch“
- 25 % sagten „leicht unrealistisch“
- 15 % sagten „ziemlich realistisch“
- 10 % sagten „sehr unrealistisch oder sehr realistisch“
Mit anderen Worten:
Die meisten Projektmanager wissen bereits in dem Moment, in dem Meilensteine erstellt werden, dass sie nicht perfekt sind.
Bei der Planung von Meilensteinen geht es oft weniger um Vorhersage als um Abstimmung: Abstimmung der Management-Erwartungen, Abstimmung der Kundenerwartungen, Abstimmung der Vertriebszusagen
Die Realität kommt später.
Dritte Überraschung: Das Problem ist nicht die Umsetzung
Wenn Fristen verfehlt werden, wird oft die Umsetzung verantwortlich gemacht (Entwickler, Bauarbeiter ...).
Doch die Daten zeigen etwas anderes.
Die größten Ursachen für verfehlte Meilensteine waren:
- Änderungen des Leistungsumfangs — 60 %
Die mit Abstand häufigste Ursache.
Projekte verändern sich nach der Planung — und die Zeitpläne ziehen nach.
- Von Anfang an unrealistische Fristen — 55 %
Viele Fristen sind unrealistisch, noch bevor das Projekt überhaupt beginnt.
Das erklärt, warum selbst starke Teams Schwierigkeiten haben, sie einzuhalten.
- Externe Abhängigkeiten — 25 %
Andere Teams, Dienstleister und Stakeholder verursachen Verzögerungen, die außerhalb der Kontrolle des Projektmanagers liegen.
- Warten auf Kunden — 25 %
Projekte verlangsamen sich oft nicht deshalb, weil Teams zu spät sind — sondern weil Kunden es sind.
Vierte Überraschung: Die meisten Fristen werden von oben vorgegeben
Wir haben gefragt, warum unrealistische Fristen akzeptiert werden.
Der größte Treiber war:
- Erwartungen des Managements — 40 %
Gefolgt von:
- Kundendruck — 25 %
- Optimismusverzerrung — 25 %
- Vertriebszusagen — 10 %
- Wettbewerbsdruck lag bei 0 %.
Das deutet darauf hin, dass der Druck rund um Meilensteine überwiegend aus der Organisation selbst kommt — nicht aus dem Markt.
Fünfte Überraschung: Die meisten Teams arbeiten bereits mit Puffern
Projektmanager sind nicht naiv.
Die meisten Teams versuchen, Fristen mit Puffern abzusichern:
- 35 % nutzen historische Projektdaten
- 30 % legen Puffer risikobasiert fest
- 25 % verwenden feste Prozentsätze
- 10 % arbeiten ohne Puffer
Typische Puffergröße:
- 11–20 % → 45 %
- 21–30 % → 20 %
- Variiert je nach Projekt → 20 %
Trotzdem verschieben sich Meilensteine weiterhin regelmäßig.
Das deutet darauf hin: Das Problem ist nicht das Fehlen von Puffern.
Das eigentliche Problem mit Meilensteinen
Das Kernproblem ist nicht die Schätzung. Es sind nicht die Entwickler. Es sind nicht einmal fehlende Puffer.
Die meisten erfahrenen Projektmanager kennen dieses Muster bereits:
Eine Frist wird vom Management festgelegt.
Der Plan wird darum herum aufgebaut.
Die Realität formt ihn nach und nach um.
Der Leistungsumfang entwickelt sich weiter.
Kapazitäten verschieben sich.
Abhängigkeiten tauchen auf.
Und der Projektmanager versucht, alles im Gleichgewicht zu halten, aber all das zusammen führt dazu, dass sich Meilensteine verschieben.
Was die Verlässlichkeit von Meilensteinen tatsächlich verbessert
Die Untersuchung legt nahe, dass die Verlässlichkeit von Meilensteinen steigt, wenn Teams:
- Arbeit visuell planen
- Reale Kapazitäten sehen
- Abhängigkeiten nachverfolgen
- Überlappende Arbeit begrenzen
- Realistische Puffer einbauen
- Pläne laufend anpassen
Mit anderen Worten:
Meilensteine werden realistischer, wenn sie mit der tatsächlichen Arbeit auf einer Zeitleiste verknüpft sind.
Nicht nur mit einem Datum in einem Dokument.
Wenn Sie sehen möchten, wie das operativ aussieht, erläutert unser Playbook für die wöchentliche Ressourcenplanung den Ablauf im Detail.
Genau deshalb gibt es Tools wie Resource Planner — um Meilensteinfristen mit realen Arbeitslasten zu verknüpfen.
Denn der verlässlichste Meilenstein ist nicht der früheste.
Sondern der, der auf der Realität basiert.