Bench time: definícia, príčiny a osvedčené postupy

Ak riadite softvérovú agentúru alebo produktovo orientovaný delivery tím, bench time je občas nevyhnutný. Vaším cieľom by však malo byť minimalizovať ho, aby ste chránili marže a tržby.

---

Čo je „bench time“?

Z pohľadu zamestnanca ide o obdobie, keď v skutočnosti nepracuje, no stále dostáva mzdu.

Niektoré definície hovoria, že „bench time“ označuje obdobie, keď ľudia trávia čas na projektoch alebo úlohách, ktoré nie sú fakturovateľnou prácou. S touto definíciou úplne nesúhlasíme. Môžu existovať nefakturovateľné projektové úlohy, často označované ako „overhead“ alebo dokonca „prepracovanie kvôli našej chybe“, ale to ešte neznamená, že je človek na lavičke.

Oplatí sa však odlíšiť dve dôležité varianty:

1. Hard bench - zamestnanec nemá žiadnu klientsku prácu ani žiadnu zmysluplnú internú prácu. Ide o čistý náklad a situácia by mala rýchlo viesť k opatreniam.
2. Soft bench - zamestnanec nie je pridelený na klientsky projekt, ale prispieva k interným aktivitám. Tomu sa budeme venovať o chvíľu.

---

Kto sa na lavičke zvyčajne ocitne a aká je hlavná príčina?

Skúseného seniorného zamestnanca možno rýchlo alokovať a dokáže priniesť hodnotu takmer v každom prebiehajúcom projekte. Aj keď práve nemá pridelenie, môžete mu zveriť interné projekty, dôležité zlepšenia alebo inovácie bez potreby ďalšieho dohľadu. To isté pri juniorných členoch tímu neplatí. Preto je bench často plný juniorných zamestnancov. Juniori zvyknú zostať na lavičke dlhšie, zatiaľ čo bench time seniorov je zriedkavejší, no výrazne drahší.

Najčastejšie dôvody bench time:

• Koniec projektu - Ukončovanie projektov patrí k bežnému fungovaniu. Vo väčšine prípadov si chcete výkonných zamestnancov ponechať a prideliť ich na nový projekt. Ak však nový projekt nie je k dispozícii z obchodných dôvodov (zrušené projekty, ekonomický pokles, slabé obchodné pipeline, sezónne trendy), môže vzniknúť medzera medzi prideleniami.
• Nesúlad zručností alebo nedostatok skúseností - Ako sme spomenuli, zamestnancov, ktorým chýbajú skúsenosti, môže byť ťažšie rýchlo umiestniť. Zároveň sa môže stať, že expertíza zamestnanca už nezodpovedá aktuálnym žiadaným technológiám (napr. AI/ML vs. legacy alebo úzko špecializované zručnosti) a nehodí sa na nové projekty.
• Neefektívne plánovanie kapacít - slabé predpovedanie budúcich potrieb projektov a nadmerné prijímanie ľudí.
• Čakanie na schválenie - Aj pri „prebiehajúcom projekte“ môžu existovať míľniky, v ktorých je potrebné schválenie ďalšej fázy. Napríklad po odovzdaní návrhu môže byť potrebný čas na spätnú väzbu a finálne schválenie, kým sa môže začať vývoj. Náš výskum termínov míľnikov ukazuje, ako často tieto závislosti narušia inak kvalitné plány.

Aké sú výhody toho, keď máte ľudí na lavičke?

Prečo by mal zamestnávateľ ďalej platiť niekoho, kto negeneruje tržby? Hlavnou výhodou z pohľadu firmy je schopnosť spustiť nový projekt takmer okamžite. Z nákladového hľadiska je často efektívnejšie ponechať zamestnanca na lavičke mesiac či dva. Prepustiť niekoho len preto, že preňho momentálne nie je projekt, a potom o dva mesiace opäť naberať, je neefektívne. Ak si ho ponecháte na benchi, vyhnete sa nákladom na nábor a onboarding.

Určité množstvo bench time môže pomôcť znížiť vyhorenie, no v ideálnom prípade by oddych a regenerácia mali vychádzať z dobrého plánovania dovoleniek, nie z nepridelenej práce.

Stratégie, ako sa vyhnúť nákladom na bench time

Teraz, keď rozumieme tomu, kto sa na lavičke zvykne ocitnúť a aké sú najčastejšie príčiny, môžeme pripraviť stratégie na zníženie nákladov spojených s benchom. Kľúčová otázka znie: Aký typ práce môžeme prideliť ľuďom na lavičke? Tu sú odporúčané stratégie:

• Zvyšovanie kvalifikácie a krížové zaškolenie: Najzraniteľnejšou skupinou sú juniorní zamestnanci. Najpriamejším spôsobom, ako zmierniť chýbajúce zručnosti a skúsenosti, je zvyšovanie kvalifikácie. Využiť bench time na učenie sa nových technológií alebo rozvoj T-shaped zručností je veľmi bežné.
• Interné projekty: Interné projekty sa môžu zmeniť na zdroje tržieb. Nevýhodou je, že aj interné projekty zvyčajne vyžadujú dohľad seniorov, čo zvyšuje náklady. Jeden interný projekt, ktorý sa podľa našich skúseností premenil na produkt generujúci tržby, je CraftablePRO
• Inovácie, marketing a SEO aktivity: Nech píšu blogy. Nech skúmajú nové technológie. Nech automatizujú a zlepšujú staršie interné procesy a systémy. Z dlhodobého hľadiska to môže priniesť hodnotu.
• Plánujte schvaľovanie a cykly spätnej väzby: Vždy to trvá dlhšie, než očakávate. Je dôležité počítať s tým v nástroji na plánovanie projektov, čo najskôr získať od zákazníka všetky potrebné podklady a schválenia a určiť jasné termíny.
• Potenciálny bench time identifikujte včas a konajte rýchlo: Túto radu v mnohých „manažérskych príručkách“ nenájdete. Ak ste však prijali nových ľudí pre konkrétne zručnosti a projekt bol zrušený, musíte reagovať rýchlo. To isté platí, ak ste malá alebo stredne veľká firma a vaše obchodné pipeline nenapĺňajú očakávania. Na ochranu firmy je niekedy potrebné prepustiť nadbytočných zamestnancov. Ak v nasledujúcich 4–8 týždňoch neexistuje realistická cesta k ich vyťaženiu, odkladanie rozhodnutí iba zvyšuje škody.

Tieto stratégie nielen pomáhajú znižovať náklady, ale zároveň udržiavajú zamestnancov zdravo vyťažených. Namiesto prezerania pracovných inzerátov zo strachu z nadbytočnosti budú mať pocit, že sú produktívni — a vy z nich vytvoríte hodnotné, kvalifikáciu rozvíjajúce zdroje pripravené na okamžité nasadenie.