Novinka v Resource Planneri: e-mailové upozornenia bez zbytočného zahltenia

Plán zdrojov sa môže niekoľkokrát zmeniť, kým je naozaj hotový. Niekoho priradíte, opravíte termíny, aktualizujete úlohu a o pár minút sa priradenie opäť presunie.

Resource Planner preto prináša e-mailové upozornenia, ktoré vás udržia v obraze bez toho, aby každá úprava plánu znamenala ďalšiu správu v doručenej pošte.

Vyberte si upozornenia, ktoré sú pre vás dôležité

Predvoľby upozornení sa nastavujú samostatne pre každý pracovný priestor. Všetky voliteľné kategórie sú predvolene vypnuté, takže sami rozhodujete, ktoré informácie o plánovaní chcete dostávať.

Môžete dostávať:

• Váš denný pracovný plán. V každý nastavený pracovný deň vám Resource Planner o 08:00 miestneho času pracovného priestoru pošle denný plán. Obsahuje vaše priradenia aj voľno na daný deň. Správu dostanete aj vtedy, keď nemáte priradenú žiadnu prácu, aby bolo jasné, že je deň skutočne voľný.
• Zmeny priradení a úloh. Upozornenie dostanete, keď vám pribudne nová práca, zmení sa priradenie, budete preradení alebo odobratí, priradenie sa odstráni alebo sa aktualizuje jeho úloha. E-mail zobrazí konečné podstatné údaje z plánu, ale neprenesie do vašej pošty súkromné popisy úloh, komentáre ani poznámky k priradeniu.
• Voľná kapacita na nasledujúci týždeň. Manažéri a administrátori môžu v nedeľu o 16:00 dostávať súhrn na obdobie od nasledujúceho pondelka do nedele. Zahŕňa len ľudí v ich viditeľnom rozsahu riadenia a odošle sa iba vtedy, keď je k dispozícii voľná kapacita.
• Stále spustený časovač. Ak niektorý z vašich časovačov beží dlhšie ako 24 hodín, Resource Planner preň odošle jednu pripomienku. Toto bezpečnostné upozornenie je aktívne vždy a nemá vlastný prepínač. Viac sa dozviete v sprievodcovi sledovaním času pri plánovaní zdrojov.

Ak je súčasne pripravených viac relevantných noviniek, Resource Planner ich pre daný pracovný priestor spojí do jedného e-mailu.

Prečo zmeny priradení prídu až o jednu až dve hodiny

Upozornenia na zmeny priradení a úloh sa zámerne neposielajú okamžite. Po zmene Resource Planner počká, kým priradenie zostane aspoň 60 minút bez ďalšej úpravy. Upozornenia sa spracúvajú raz za hodinu, preto e-mail zvyčajne príde jednu až dve hodiny po poslednej zmene.

Každá ďalšia úprava spustí túto 60-minútovú dobu ustálenia odznova. Resource Planner tak môže porovnať pôvodný stav s konečným a poslať len výsledok, ktorý je stále dôležitý.

Napríklad:

• Ak vás počas doby ustálenia najprv priradia a potom znovu odoberú, žiadne upozornenie sa neodošle.
• Ak sa zmení viacero termínov, hodín alebo údajov úlohy, dostanete jedinú správu s konečnými podrobnosťami priradenia.
• Ak sa úprava vráti späť skôr, než sa priradenie ustáli, dočasná zmena nevytvorí žiadny e-mail.

Denné plány, týždenné súhrny kapacity a pripomienky dlho spustených časovačov sa riadia vlastným harmonogramom. Doba ustálenia sa vzťahuje iba na zmeny priradení a úloh.

Na vlastné priame zmeny vás upozorňovať nebudeme

Keď sami vykonáte zmenu vo webovej aplikácii Resource Planner, nepríde vám e-mail o tej istej akcii. O tom, čo ste zmenili, už viete.

Zmeny vykonané niekým iným, prostredníctvom integrácie API či MCP alebo iným automatizovaným procesom môžu upozornenie vyvolať aj naďalej, ak máte príslušnú predvoľbu zapnutú. E-maily tak zostávajú užitočné pre novinky, ktoré ste nemuseli zachytiť.

Zapnite si upozornenia

Váš účet musí byť najprv prepojený s členom tímu, ktorý vás v pracovnom priestore zastupuje. Potom otvorte Nastavenia → Upozornenia a zapnite kategórie, ktoré chcete v aktuálnom pracovnom priestore dostávať. Súhrn voľnej kapacity je k dispozícii iba manažérom a administrátorom.

Všetky voliteľné upozornenia sú na začiatku vypnuté. Na rovnakú stránku sa môžete kedykoľvek vrátiť a svoj výber zmeniť.