Nouveauté dans Resource Planner : des notifications par e-mail sans surcharge

Un planning de ressources peut changer plusieurs fois avant d’être vraiment finalisé. Une personne est affectée, les dates sont corrigées, une tâche est mise à jour, puis l’affectation est de nouveau déplacée quelques minutes plus tard.

Resource Planner propose désormais des notifications par e-mail pour vous tenir au courant sans transformer chaque modification du planning en un nouveau message dans votre boîte de réception.

Choisissez les notifications qui vous sont utiles

Les préférences de notification se règlent séparément pour chaque espace de travail. Toutes les catégories facultatives sont désactivées par défaut : vous choisissez donc les informations de planification que vous souhaitez recevoir.

Vous pouvez recevoir :

• Votre programme de travail quotidien. Chaque jour de travail configuré, Resource Planner envoie votre programme à 08:00, selon l’heure locale de l’espace de travail. Il comprend vos affectations et vos absences de la journée. Le message est également envoyé si aucun travail ne vous est attribué, afin qu’une journée vide soit clairement identifiée comme telle.
• Les changements d’affectation et de tâche. Recevez une mise à jour lorsqu’un nouveau travail vous est attribué, qu’une affectation change, que vous êtes réaffecté ou retiré, qu’une affectation est supprimée ou que sa tâche est mise à jour. L’e-mail présente les informations de planification finales utiles, sans recopier dans votre boîte de réception les descriptions, commentaires ou notes confidentiels.
• Les capacités disponibles pour la semaine à venir. Les managers et les administrateurs peuvent recevoir le dimanche à 16:00 un récapitulatif couvrant la période du lundi au dimanche. Il inclut uniquement les personnes relevant de leur périmètre de gestion visible et n’est envoyé que si des capacités sont effectivement disponibles.
• Un minuteur toujours en cours. Si l’un de vos minuteurs fonctionne depuis plus de 24 heures, Resource Planner envoie un rappel unique pour ce minuteur. Ce rappel de sécurité est toujours actif et ne dispose pas d’un interrupteur dans les préférences. Pour en savoir plus, consultez notre guide sur le suivi du temps dans la planification des ressources.

Lorsque plusieurs mises à jour pertinentes sont prêtes au même moment, Resource Planner les regroupe dans un seul e-mail pour l’espace de travail concerné.

Pourquoi les changements d’affectation arrivent après une à deux heures

Les notifications concernant les affectations et les tâches ne sont volontairement pas immédiates. Après une modification, Resource Planner attend que l’affectation soit restée inchangée pendant au moins 60 minutes. Les notifications étant traitées toutes les heures, l’e-mail arrive normalement entre une et deux heures après la dernière modification.

Chaque nouveau changement relance cette période de stabilisation de 60 minutes. Resource Planner peut ainsi comparer l’état de départ au résultat final et ne communiquer que ce qui reste pertinent.

Par exemple :

• Si vous êtes affecté puis retiré pendant la période de stabilisation, aucune notification n’est envoyée.
• Si plusieurs dates, volumes horaires ou détails de la tâche sont modifiés, vous recevez une seule mise à jour contenant les informations finales de l’affectation.
• Si une modification est annulée avant la stabilisation de l’affectation, ce changement temporaire ne génère aucun e-mail.

Les programmes quotidiens, les récapitulatifs hebdomadaires de capacité et les rappels de minuteurs prolongés suivent leur propre calendrier. La période de stabilisation concerne uniquement les changements d’affectation et de tâche.

Vous ne serez pas averti de vos propres modifications directes

Lorsque vous effectuez vous-même une modification dans l’application web Resource Planner, vous ne recevez pas d’e-mail pour cette même action. Vous savez déjà ce que vous avez changé.

Les changements effectués par une autre personne, via les intégrations API ou MCP, ou par un autre processus automatisé peuvent toujours déclencher une notification si la préférence correspondante est activée. Les e-mails restent ainsi centrés sur les mises à jour que vous n’avez peut-être pas vues.

Activer les notifications

Votre compte doit d’abord être associé au membre de l’équipe qui vous représente dans l’espace de travail. Ouvrez ensuite Paramètres → Notifications et activez les catégories souhaitées pour l’espace de travail en cours. Le récapitulatif des capacités disponibles est réservé aux managers et aux administrateurs.

Toutes les notifications facultatives sont initialement désactivées. Vous pouvez revenir sur cette page et modifier vos choix à tout moment.