Neu in Resource Planner: E-Mail-Benachrichtigungen ohne Nachrichtenflut

Ein Ressourcenplan wird oft mehrmals geändert, bevor er wirklich steht. Jemand wird eingeplant, die Termine werden korrigiert, eine Aufgabe wird aktualisiert und wenige Minuten später wird die Zuweisung vielleicht noch einmal verschoben.

Resource Planner bietet jetzt E-Mail-Benachrichtigungen, die Sie auf dem Laufenden halten, ohne aus jeder Planungsänderung eine neue Nachricht in Ihrem Posteingang zu machen.

Wählen Sie die Benachrichtigungen, die für Sie wichtig sind

Die Benachrichtigungseinstellungen gelten jeweils für einen Arbeitsbereich. Alle optionalen Kategorien sind zunächst deaktiviert. Sie entscheiden also selbst, welche Planungsinformationen Sie erhalten möchten.

Folgende Benachrichtigungen stehen zur Auswahl:

• Ihr täglicher Arbeitsplan. An jedem Ihrer festgelegten Arbeitstage sendet Resource Planner den Tagesplan um 08:00 Uhr in der lokalen Zeitzone des Arbeitsbereichs. Er enthält Ihre Zuweisungen und Abwesenheiten. Auch wenn keine Arbeit eingeplant ist, erhalten Sie eine Nachricht – so ist eindeutig, dass der Tag tatsächlich frei ist.
• Änderungen an Zuweisungen und Aufgaben. Sie werden informiert, wenn Sie neu eingeplant werden, sich eine Zuweisung ändert, Sie umgeplant oder entfernt werden, eine Zuweisung gelöscht oder die zugehörige Aufgabe aktualisiert wird. Die E-Mail zeigt die maßgeblichen finalen Planungsdaten, übernimmt aber keine vertraulichen Aufgabenbeschreibungen, Kommentare oder Zuweisungsnotizen in Ihren Posteingang.
• Freie Kapazitäten in der kommenden Woche. Manager und Administratoren können sonntags um 16:00 Uhr eine Zusammenfassung für den Zeitraum von Montag bis Sonntag erhalten. Sie umfasst nur Personen im für sie sichtbaren Verantwortungsbereich und wird nur verschickt, wenn freie Kapazitäten vorhanden sind.
• Ein weiterhin laufender Timer. Läuft einer Ihrer Timer länger als 24 Stunden, sendet Resource Planner einmalig eine Erinnerung für diesen Timer. Diese Sicherheitsmeldung ist immer aktiv und hat keinen eigenen Schalter. Mehr über Timer erfahren Sie in unserem Leitfaden zur Zeiterfassung in der Ressourcenplanung.

Wenn mehrere relevante Meldungen gleichzeitig bereitstehen, fasst Resource Planner sie für den jeweiligen Arbeitsbereich in einer E-Mail zusammen.

Warum Zuweisungsänderungen erst nach ein bis zwei Stunden eintreffen

Benachrichtigungen über Zuweisungen und Aufgaben werden bewusst nicht sofort verschickt. Nach einer Änderung wartet Resource Planner, bis die Zuweisung mindestens 60 Minuten unverändert geblieben ist. Die Verarbeitung erfolgt stündlich. Deshalb trifft die E-Mail normalerweise ein bis zwei Stunden nach der letzten Bearbeitung ein.

Jede weitere Änderung startet diese 60-minütige Beruhigungsphase neu. Dadurch kann Resource Planner den Ausgangszustand mit dem endgültigen Ergebnis vergleichen und nur das melden, was weiterhin relevant ist.

Zum Beispiel:

• Werden Sie innerhalb der Beruhigungsphase zuerst zugewiesen und dann wieder entfernt, wird keine Benachrichtigung verschickt.
• Ändern sich mehrere Termine, Stundenangaben oder Aufgabendetails, erhalten Sie eine einzige Nachricht mit den endgültigen Zuweisungsdaten.
• Wird eine Bearbeitung vor Ablauf der Beruhigungsphase rückgängig gemacht, erzeugt die vorübergehende Änderung keine E-Mail.

Tagespläne, wöchentliche Kapazitätsübersichten und Erinnerungen an lang laufende Timer folgen ihrem eigenen Zeitplan. Die Beruhigungsphase gilt nur für Änderungen an Zuweisungen und Aufgaben.

Keine Benachrichtigung über Ihre eigenen direkten Änderungen

Wenn Sie selbst eine Änderung in der Resource-Planner-Webanwendung vornehmen, erhalten Sie keine E-Mail zu genau dieser Aktion. Schließlich wissen Sie bereits, was Sie geändert haben.

Änderungen durch andere Personen, über die API- oder MCP-Integration sowie durch automatisierte Prozesse können weiterhin eine Benachrichtigung auslösen, sofern die passende Einstellung aktiviert ist. So bleiben die E-Mails auf Aktualisierungen beschränkt, die Sie möglicherweise noch nicht gesehen haben.

Benachrichtigungen aktivieren

Ihr Konto muss zunächst mit der Person verknüpft sein, die Sie im Arbeitsbereich repräsentiert. Öffnen Sie anschließend Einstellungen → Benachrichtigungen und aktivieren Sie die gewünschten Kategorien für den aktuellen Arbeitsbereich. Die Übersicht zu freien Kapazitäten steht nur Managern und Administratoren zur Verfügung.

Alle optionalen Benachrichtigungen sind anfangs deaktiviert. Sie können Ihre Auswahl jederzeit auf derselben Seite anpassen.