Blog Resource Planner
Bench time: definice, příčiny a osvědčené postupy
Pokud provozujete softwarovou agenturu nebo produktově zaměřený realizační tým, bench time je někdy nevyhnutelný. Vaším cílem by však mělo být ho minimalizovat, abyste chránili marže a tržby.
Co je „bench time“?
Z pohledu zaměstnance jde o období, kdy ve skutečnosti nepracujete, ale stále dostáváte zaplaceno.
Některé definice uvádějí, že „bench time“ označuje období, kdy lidé tráví čas na projektech nebo úkolech, které nejsou fakturovatelnou prací. S touto definicí úplně nesouhlasíme. Mohou existovat nefakturovatelné projektové úkoly, často označované jako „režie“ nebo dokonce „předělávky kvůli našim chybám“, ale to ještě neznamená, že je člověk na benchi.
Přesto je vhodné rozlišovat dvě důležité varianty:
- Hard bench - Zaměstnanec nemá žádnou klientskou práci ani žádnou smysluplnou interní práci. Jde o čistý náklad a situace by měla rychle vést k opatřením.
- Soft bench - Zaměstnanec není přiřazen ke klientskému projektu, ale podílí se na interních aktivitách. To si za chvíli podrobněji vysvětlíme.
Kdo obvykle skončí na benchi a jaká je hlavní příčina?
Zkušeného seniorního zaměstnance lze rychle alokovat a může přinést hodnotu téměř do jakéhokoli probíhajícího projektu. I když nakonec zůstane bez přiřazení, můžete mu svěřit interní projekty, důležitá zlepšení nebo inovace bez dodatečného dohledu. Totéž ale nemůžete udělat u juniorních členů týmu. Proto bench často zaplňují juniorní zaměstnanci. Junioři mají navíc tendenci zůstávat na benchi déle, zatímco seniorní bench time je vzácnější, ale výrazně dražší.
Nejběžnější důvody bench time:
- Konec projektu - Projekty končí, a to je běžná součást podnikání. Ve většině případů si chcete výkonné zaměstnance ponechat a přiřadit je k novému projektu. Pokud ale nový projekt nepřijde z obchodních důvodů (zrušené projekty, ekonomický pokles, slabé obchodní pipeline, sezónní výkyvy), může vzniknout mezera mezi jednotlivými alokacemi.
- Nesoulad v dovednostech nebo nedostatek zkušeností - Jak už bylo zmíněno, zaměstnance s chybějícími zkušenostmi může být obtížnější rychle umístit. Stejně tak se odbornost zaměstnance už nemusí shodovat s aktuálně žádanými technologiemi (např. AI/ML oproti zastaralým nebo úzce specializovaným dovednostem) a nemusí odpovídat novým projektům.
- Neefektivní plánování kapacit - Slabé předvídání budoucích projektových potřeb a nadměrný nábor.
- Čekání na schválení - I u „rozběhnutého projektu“ mohou existovat milníky, ve kterých je potřeba schválení další fáze. Například po dodání návrhu může být potřeba čas na zpětnou vazbu a finální schválení, než začne vývoj. Náš výzkum termínů milníků ukazuje, jak často tyto závislosti vykolejí jinak solidní plány.
Jaké jsou výhody toho, když jsou lidé na benchi?
Proč by měl zaměstnavatel dál platit někoho, kdo negeneruje tržby? Hlavní výhodou z pohledu firmy je možnost spustit nový projekt téměř okamžitě. Z nákladového hlediska bývá často efektivnější ponechat zaměstnance měsíc nebo dva na benchi. Propustit někoho jen proto, že pro něj momentálně není projekt, a pak za dva měsíce znovu nabírat, je neefektivní. Když si ho ponecháte na benchi, vyhnete se nákladům na nábor a onboarding.
Určitá míra bench time může pomoci snížit vyhoření, ale v ideálním případě by měl odpočinek a regenerace vycházet z dobře naplánované dovolené, nikoli z nealokované práce.
Strategie, jak se vyhnout nákladům spojeným s bench time
Když už víme, kdo má tendenci skončit na benchi a jaké jsou nejběžnější příčiny, můžeme navrhnout strategie, jak snížit náklady s benchem spojené. Klíčová otázka zní: Jaký typ práce můžeme lidem na benchi přidělit? Zde jsou doporučené strategie:
- Zvyšování kvalifikace a křížové zaškolení: Nejzranitelnější skupinou jsou juniorní zaměstnanci. Nejpřímější cestou, jak zmírnit chybějící dovednosti a zkušenosti, je rozvoj kompetencí. Věnovat bench time studiu nových technologií nebo rozvoji T-shaped dovedností je velmi běžné.
- Interní projekty: Interní projekty se mohou proměnit ve zdroj tržeb. Nevýhodou je, že i interní projekty obvykle vyžadují dohled seniorních kolegů, což zvyšuje náklady. Jedním z interních projektů, které jsme viděli vyrůst v produkt generující tržby, je CraftablePRO
- Inovace, marketing a práce na SEO: Nechte je psát blogy. Nechte je zkoumat nové technologie. Nechte je automatizovat a zlepšovat zastaralé interní procesy a systémy. To může přinést dlouhodobou hodnotu.
- Plánujte schvalování a cykly zpětné vazby: To vždy trvá déle, než očekáváte. Je důležité s tím počítat v nástroji pro plánování projektů, co nejdříve shromáždit od zákazníka všechny potřebné podklady a schválení a nastavit jasné termíny.
- Odhalte potenciální bench time včas a jednejte rychle: Tuto radu v mnoha „manažerských příručkách“ nenajdete. Pokud jste ale nabrali nové lidi se specifickými dovednostmi a projekt byl zrušen, musíte jednat rychle. Totéž platí, pokud jste malá nebo středně velká firma a vaše obchodní pipeline nenaplňuje očekávání. Abyste firmu ochránili, někdy musíte propustit nadbytečné zaměstnance. Pokud v příštích 4–8 týdnech neexistuje realistická cesta k jejich vytížení, odkládání rozhodnutí škody jen zvyšuje.
Tyto strategie pomáhají nejen snižovat náklady, ale také zaměstnance zdravým způsobem udržet v aktivitě. Místo aby si ze strachu z nadbytečnosti prohlíželi pracovní inzeráty, budou mít pocit, že odvádějí smysluplnou práci — a vy z nich vytvoříte hodnotné, kvalifikovanější zdroje připravené k okamžitému nasazení.