Novinka v Resource Planneru: e-mailová upozornění bez zbytečného zahlcení

Plán zdrojů se může několikrát změnit, než je opravdu hotový. Někoho přiřadíte, opravíte termíny, upravíte úlohu a o pár minut později se přiřazení přesune znovu.

Resource Planner proto nově nabízí e-mailová upozornění, která vás udrží v obraze, aniž by každá úprava plánu znamenala další zprávu v doručené poště.

Vyberte si upozornění, která jsou pro vás důležitá

Předvolby upozornění se nastavují samostatně pro každý pracovní prostor. Všechny volitelné kategorie jsou ve výchozím nastavení vypnuté, takže sami rozhodujete, které informace o plánování chcete dostávat.

Můžete dostávat:

• Váš denní pracovní plán. V každý nastavený pracovní den vám Resource Planner v 08:00 místního času pracovního prostoru pošle denní plán. Obsahuje vaše přiřazení i volno pro daný den. Zprávu dostanete také tehdy, když nemáte přiřazenou žádnou práci, aby bylo jasné, že je den skutečně volný.
• Změny přiřazení a úloh. Upozornění přijde, když dostanete novou práci, změní se přiřazení, budete přeřazeni nebo odebráni, přiřazení se smaže nebo se aktualizuje jeho úloha. E-mail ukáže konečné podstatné údaje z plánu, ale nepřenáší do pošty soukromé popisy úloh, komentáře ani poznámky k přiřazení.
• Volná kapacita na nadcházející týden. Manažeři a administrátoři mohou v neděli v 16:00 dostávat souhrn pro období od následujícího pondělí do neděle. Zahrnuje pouze lidi v jejich viditelném rozsahu správy a odesílá se jen tehdy, když je o nějaké volné kapacitě skutečně co informovat.
• Stále spuštěný časovač. Pokud některý z vašich časovačů běží déle než 24 hodin, Resource Planner pro něj pošle jedno připomenutí. Toto bezpečnostní upozornění je aktivní vždy a nemá vlastní přepínač. Více se dozvíte v průvodci sledováním času při plánování zdrojů.

Pokud je současně připraveno více relevantních novinek, Resource Planner je pro daný pracovní prostor spojí do jednoho e-mailu.

Proč změny přiřazení dorazí až za jednu až dvě hodiny

Upozornění na změny přiřazení a úloh se záměrně neposílají okamžitě. Po změně Resource Planner počká, dokud přiřazení nezůstane alespoň 60 minut beze změny. Upozornění se zpracovávají jednou za hodinu, takže e-mail obvykle dorazí jednu až dvě hodiny po poslední úpravě.

Každá další změna spustí tuto 60minutovou dobu ustálení znovu. Resource Planner tak může porovnat původní a konečný stav a poslat jen výsledek, který je stále důležitý.

Například:

• Pokud vás během doby ustálení nejprve přiřadí a poté znovu odeberou, žádné upozornění se neodešle.
• Pokud se změní několik termínů, hodin nebo údajů úlohy, dostanete jedinou zprávu s konečnými podrobnostmi přiřazení.
• Pokud se úprava vrátí zpět dříve, než se přiřazení ustálí, dočasná změna žádný e-mail nevytvoří.

Denní plány, týdenní souhrny kapacity a připomenutí dlouho spuštěných časovačů se řídí vlastním harmonogramem. Doba ustálení se vztahuje pouze na změny přiřazení a úloh.

Na vlastní přímé změny vás upozorňovat nebudeme

Když sami provedete změnu ve webové aplikaci Resource Planner, nepřijde vám e-mail o téže akci. O tom, co jste změnili, už víte.

Změny provedené někým jiným, přes integraci API či MCP nebo jiným automatizovaným procesem mohou upozornění vyvolat i nadále, pokud máte příslušnou předvolbu zapnutou. E-maily tak zůstávají užitečné pro novinky, které jste nemuseli zaznamenat.

Zapněte si upozornění

Váš účet musí být nejprve propojen s členem týmu, který vás v pracovním prostoru zastupuje. Poté otevřete Nastavení → Upozornění a zapněte kategorie, které chcete v aktuálním pracovním prostoru dostávat. Souhrn volné kapacity je k dispozici pouze manažerům a administrátorům.

Všechna volitelná upozornění jsou zpočátku vypnutá. Na stejnou stránku se můžete kdykoli vrátit a svou volbu změnit.